Cómo elegir una plataforma de asambleas virtuales: 10 preguntas antes de contratar
La videollamada no es el problema: lo difícil es probar después quién estaba, con qué quórum y cómo votó. Estas son las preguntas que separan una plataforma seria de una sala de reuniones con encuesta.
Equipo editorial KomunecActualizada el 3 de noviembre de 2026 · 4 min de lectura
Elegir plataforma para la asamblea parece fácil: cualquiera tiene videollamada y encuesta. El riesgo aparece después, cuando un propietario o un asociado inconforme pregunta con qué quórum se aprobó una cuota, quién votó o por qué un apoderado pudo votar. Si la plataforma no deja esa prueba, la discusión la tiene que dar la administración sin soportes.
La ley no aprueba ni certifica plataformas. Lo que exige es que la reunión se pueda probar: el artículo 42 de la Ley 675 de 2001 para conjuntos y edificios, y el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 con el Decreto 398 de 2020 para sociedades, cooperativas, fondos de empleados y las demás personas jurídicas. Estas 10 preguntas sirven para saber si una plataforma deja esa prueba.
1. ¿Verifica la identidad de cada participante?
El Decreto 398 de 2020 (artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015) pide al representante legal verificar la identidad de los participantes virtuales. Pregunta cómo entra cada persona: un enlace abierto que cualquiera reenvía no es lo mismo que un ingreso con usuario o código personal.
2. ¿El voto pesa como dice tu ley?
- Propiedad horizontal: por coeficiente de copropiedad, no por persona.
- Cooperativas y fondos de empleados: un asociado hábil, un voto.
- Sociedades: por acción o cuota.
Si la plataforma cuenta “una mano levantada, un voto” para todos, alguien tendrá que rehacer las cuentas a mano.
3. ¿Lleva el quórum durante toda la reunión?
El acta debe dejar constancia de la continuidad del quórum durante toda la reunión (Decreto 398 de 2020) y, en el sector solidario, el quórum al momento de cada decisión (concepto unificado de la Supersolidaria). Pide ver cómo queda registrado el quórum en cada votación, no solo al empezar.
4. ¿Aplica la mayoría que exige cada decisión?
No todas las decisiones se aprueban con mayoría simple: en un conjunto, las del 70 % de los coeficientes; en una cooperativa, las dos terceras partes para reformar estatutos. La plataforma debería decir “aprobada” o “no aprobada” según la regla de cada punto, y advertir lo que no se puede decidir virtualmente: en propiedad horizontal, las decisiones del 70 % no se toman en reuniones no presenciales (artículo 46 de la Ley 675).
5. ¿Maneja poderes según tu tipo de organización?
En los conjuntos y las sociedades se vota con poder escrito. En las cooperativas, en cambio, el artículo 33 de la Ley 79 de 1988 prohíbe delegar la representación. Una buena plataforma revisa los poderes donde se permiten y no los acepta donde la ley los prohíbe.
6. ¿Hace elecciones por planchas con cociente electoral?
Consejos, juntas directivas y juntas de vigilancia suelen elegirse por planchas. Calcular el cociente y los residuos a mano es donde más se equivocan las asambleas. Vea cómo funciona el cociente electoral.
7. ¿Entrega el borrador del acta y la grabación?
El acta debe asentarse dentro de los 30 días siguientes (artículo 21 de la Ley 222 de 1995) y, en propiedad horizontal, la prueba puede ser una grabación donde se identifique quién habla o vota (artículo 42 de la Ley 675). Pregunta si el borrador del acta sale con las cifras exactas de cada votación y cuánto tiempo se guarda la grabación.
8. ¿Cómo trata los datos personales?
La plataforma maneja nombres, cédulas, correos, voz e imagen. Pide su política de tratamiento de datos (Ley 1581 de 2012), dónde se guardan y quién es el dueño de la información después de la asamblea.
9. ¿Qué pasa si algo falla en plena asamblea?
Pregunta si hay ensayo previo con la mesa directiva, soporte en vivo durante la reunión y qué ocurre si se cae la conexión de quien preside. Una asamblea de cientos de personas no se puede repetir al día siguiente.
10. ¿Cuánto cuesta de verdad?
Compara el precio total, no el de la portada:
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Cuántas horas incluye? | Las asambleas ordinarias suelen durar más de lo planeado |
| ¿Cuánto vale la hora adicional? | Puede subir mucho la factura |
| ¿Cobra por inscrito o por asistente? | Cobrar por cada inscrito encarece las organizaciones grandes |
| ¿El ensayo, el soporte, el acta y la grabación están incluidos? | Son lo que da la prueba |
Cómo responde Komunec a esta lista
Komunec hace asambleas virtuales (la modalidad mixta está en construcción) para conjuntos, cooperativas, fondos de empleados, sociedades y juntas de acción comunal. Cada persona entra con su cuenta o un código personal; el voto pesa por coeficiente, por asociado o por acción según la organización; el quórum se registra minuto a minuto y en cada votación; las votaciones aplican la mayoría de cada punto; hay planchas con cociente electoral, voto secreto, revisión de poderes, grabación y borrador del acta con las cifras exactas. Los precios por evento están publicados en planes, y puedes probar el cálculo del quórum en las calculadoras gratis.
Fuentes
- Ley 675 de 2001, artículos 42 a 46 (Secretaría del Senado).
- Ley 222 de 1995, artículos 19 a 21 (Secretaría del Senado).
- Ley 79 de 1988, artículo 33 (Secretaría del Senado).
- Supersolidaria. Concepto unificado sobre asambleas no presenciales y mixtas, 2021, que transcribe el Decreto 398 de 2020.
Preguntas frecuentes
¿Sirve Zoom o Meet para una asamblea de conjunto o cooperativa?
Sirven para verse y hablar, pero no cuentan el quórum por coeficiente o por asociado hábil, no verifican identidad ni dejan el resultado de cada votación con su quórum. Esa prueba es la que exigen el artículo 42 de la Ley 675 de 2001 (propiedad horizontal) y el Decreto 398 de 2020 para las demás personas jurídicas.
¿Qué debe probar una asamblea virtual?
Quién participó y con qué identidad, que hubo quórum durante toda la reunión y al momento de cada decisión, cómo votó la asamblea en cada punto y que la convocatoria cumplió la ley o los estatutos. En propiedad horizontal el artículo 42 de la Ley 675 pide prueba inequívoca, como una grabación.
¿Cuánto cuesta una plataforma de asambleas virtuales?
Depende del tamaño. Lo usual es cobrar por evento según el número de inmuebles o asociados, con unas horas incluidas y un valor por hora adicional. Compara el precio total: ensayo previo, soporte en vivo, acta y grabación.
¿Se pueden aprobar todas las decisiones en una asamblea virtual de conjunto?
No. Según el artículo 46 de la Ley 675 de 2001, las decisiones que exigen el 70 % de los coeficientes (como reformar el reglamento o cambiar bienes comunes) no pueden tomarse en reuniones no presenciales.