Convocatoria a asamblea de copropietarios: plazos, contenido y modelo

Antes del quórum y de las votaciones está la convocatoria. Si falla, todo lo que se decida puede impugnarse. Estas son las reglas de la Ley 675 de 2001.

Asamblea ordinaria y extraordinaria

	Ordinaria	Extraordinaria
Cuándo	Al menos una vez al año, dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal	Cuando lo exijan necesidades imprevistas o urgentes
Quién convoca	El administrador	El administrador, el consejo, el revisor fiscal o propietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes
Anticipación	15 días calendario	La que fije el reglamento
Temas	Los del orden del día, incluidos estados financieros y presupuesto	Solo los del orden del día

Fuente: artículo 39 de la Ley 675 de 2001.

Cuenta 15 días completos. Para evitar discusiones, no cuentes el día en que envías la convocatoria ni el día de la reunión: si la asamblea es el 20, convoca a más tardar el 4.

Qué debe contener

1. Fecha, hora y lugar de la reunión (o el enlace y la forma de ingreso si es no presencial).
2. Orden del día con los temas a tratar. En las extraordinarias y en las no presenciales no se pueden tomar decisiones sobre temas que no estén en él.
3. Aviso de segunda convocatoria: si no hay quórum, la asamblea se reúne el tercer día hábil siguiente a las 8:00 p. m. y decide con cualquier número plural de propietarios (artículo 41). La convocatoria debe advertirlo.
4. Cómo participar por medio de apoderado y, si aplica, cómo se verifica el poder.
5. Los documentos que se van a aprobar (estados financieros, presupuesto) o dónde consultarlos.

Cómo enviarla

La ley ordena enviarla a cada propietario a la última dirección que tenga registrada. Como buena práctica, además publícala en la cartelera y en los canales oficiales del conjunto, y guarda prueba del envío: es tu defensa si alguien alega que no fue convocado. El correo electrónico es válido como mensaje de datos (Ley 527 de 1999); lo ideal es que el reglamento lo prevea expresamente.

Modelo de convocatoria

CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS Conjunto [nombre], NIT [número]

El administrador del Conjunto [nombre] convoca a todos los propietarios a la Asamblea General Ordinaria que se realizará el [día] de [mes] de [año] a las [hora], en [lugar / de forma no presencial a través de (plataforma), con ingreso en (enlace)].

Orden del día: 1. Verificación del quórum. 2. Elección de presidente y secretario de la asamblea. 3. Aprobación del orden del día. 4. Informe de gestión del administrador y del consejo. 5. Estados financieros a 31 de diciembre de [año] y dictamen del revisor fiscal, si lo hay. 6. Presupuesto de [año]. 7. Elección del consejo de administración y del comité de convivencia. 8. Proposiciones y varios.

Si no hay quórum, se convoca desde ahora a una segunda reunión el [tercer día hábil siguiente] a las 8:00 p. m., en la que se podrá deliberar y decidir con cualquier número plural de propietarios (artículo 41 de la Ley 675 de 2001).

Los propietarios pueden hacerse representar mediante poder escrito. Los estados financieros y el proyecto de presupuesto están disponibles en [lugar / enlace].

[Nombre del administrador] — Administrador y representante legal

Adáptalo a tu reglamento. Si la asamblea va a tratar una decisión del 70 % (por ejemplo, reformar el reglamento), no la convoques como no presencial: lee por qué.

Cómo lo hace Komunec

En Komunec la convocatoria sale como comunicado a cada propietario, por correo y notificación en la app, con prueba del envío; cada propietario recibe su forma de ingreso a la sala. Mira asambleas.

Fuentes: Ley 675 de 2001, artículos 39 y 41; Ley 527 de 1999.