Esta política explica qué datos personales tratamos en Komunec, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
1. Quién es el responsable
| Razón social | ORGANIZACION SAWA S.A.S. |
| NIT | 902.114.165-9 |
| Marca | Komunec |
| Domicilio | Calle 2 # 5-67, Mosquera, Cundinamarca, Colombia |
| Correo para datos personales | soporte@komunec.com |
| Sitio web | komunec.com |
2. Dos papeles distintos: responsable y encargado
Komunec es una plataforma que usan conjuntos residenciales, copropiedades y otras organizaciones (cooperativas, fondos de empleados, sociedades, juntas de acción comunal, asociaciones). Por eso tratamos datos en dos calidades:
Como responsables, cuando los datos son nuestros clientes y nuestro negocio: personas que nos escriben o piden una cotización, representantes y contactos de los clientes, proveedores, visitantes de este sitio web y los registros técnicos y de seguridad de la plataforma.
Como encargados, cuando la organización cliente (el conjunto, la cooperativa, la sociedad, etc.) carga y administra en Komunec los datos de sus residentes, propietarios, arrendatarios, asociados, accionistas, visitantes o empleados. En ese caso la organización cliente es la responsable del tratamiento: ella define para qué se usan los datos y debe contar con la autorización de cada titular. Komunec trata esos datos solo por cuenta de ella, según sus instrucciones y el contrato de transmisión de datos que firmamos con cada cliente. Si quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, puedes dirigirte a tu administración o a nosotros: si nos escribes, trasladamos la solicitud a la organización responsable y la apoyamos para responderte a tiempo.
3. Qué datos tratamos
| Grupo | Datos |
|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, correo, celular, unidad (torre, apartamento o casa), rol (propietario, arrendatario, residente, guarda, administrador, consejero, asociado, accionista) |
| Cuenta | Correo de ingreso, contraseña cifrada (nunca la vemos), dispositivos y token de notificaciones |
| Vida del conjunto | Visitas (nombre del visitante, motivo, placa del vehículo), paquetes y domicilios (incluida la foto de la guía), reservas, trasteos, PQR, mensajes y llamadas con la portería, alertas SOS, mascotas registradas por el residente |
| Asambleas | Asistencia, coeficiente, acciones o calidad de hábil, poderes, votos (en la votación secreta, separados de la identidad), intervenciones, chat de la asamblea, video, voz e imagen de quien participa y la grabación de la sesión |
| Financieros | Cuotas, saldos, pagos, comprobantes que suba el titular, estado de cuenta, paz y salvo |
| Técnicos | Dirección IP, tipo de dispositivo, registros de acceso y de errores, uso anónimo de la app |
| Comerciales | Mensajes que nos envías por correo, WhatsApp o el sitio web, incluidos los audios, y el historial de la cotización |
Datos sensibles. La voz y la imagen que se transmiten en el citófono con video y en las asambleas son datos personales; Komunec no las usa para identificar a nadie por sus rasgos (no hacemos reconocimiento biométrico). Nadie está obligado a entregar datos sensibles ni a autorizar su tratamiento. Si algún día ofrecemos reconocimiento facial o lectura de placas, pediremos una autorización previa, expresa y separada.
Niñas, niños y adolescentes. Solo tratamos datos de menores cuando el padre, la madre o su representante los registra como parte del hogar, para fines de seguridad y convivencia del conjunto, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales y valorando su opinión según su madurez (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015).
4. Para qué usamos los datos
- Prestar el servicio contratado: portería, citófono, visitas, paquetes, comunicados, PQR, reservas, cartera, contabilidad, consejo y asambleas.
- Crear y proteger las cuentas: ingreso, recuperación de contraseña, verificación con códigos y prevención de fraudes y accesos indebidos.
- Enviar notificaciones del servicio (push, correo y, cuando el titular lo autorice, WhatsApp) sobre visitas, paquetes, comunicados, recordatorios de pago y asambleas.
- Realizar asambleas válidas: verificar quién participa, calcular el quórum y las mayorías, registrar los votos, grabar la sesión y preparar el borrador del acta.
- Soporte, capacitación y atención de solicitudes.
- Mejorar la plataforma con estadísticas de uso anónimas o agregadas.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
- Con los datos de prospectos y clientes: responder solicitudes, enviar cotizaciones, agendar demostraciones y hacer seguimiento comercial. Puedes pedirnos en cualquier momento que dejemos de escribirte.
No vendemos ni alquilamos datos personales. No los usamos para publicidad de terceros.
5. Inteligencia artificial
Algunas funciones usan inteligencia artificial: leer la guía de un paquete, clasificar una PQR, responder preguntas sobre el reglamento, revisar cartas poder, sugerir el borrador del acta, transcribir audios y buscar documentos. Estas funciones:
- se encienden por organización y solo cuando el cliente lo autoriza;
- sugieren, nunca deciden: una persona revisa y aprueba (ningún pago se aplica, ningún poder se acepta y ningún acta se aprueba de forma automática);
- se ejecutan con proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta y que, según sus contratos, no los usan para entrenar sus modelos.
El detalle está en nuestra política de uso de inteligencia artificial, que sigue la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.
6. Con quién compartimos los datos
Solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio y que actúan como encargados, bajo contratos que los obligan a proteger la información y a usarla únicamente para lo que les pedimos:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Google LLC (Google Cloud y Firebase) | Servidores, base de datos, archivos, ingreso, notificaciones, estadísticas anónimas, reporte de errores e inteligencia artificial (Vertex AI) | Estados Unidos |
| Cloudflare, Inc. | Video en vivo de asambleas y citófono, protección del sitio y enrutamiento de correo | Estados Unidos y red global |
| Resend, Inc. | Envío de correos | Estados Unidos |
| Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business) | Mensajes por WhatsApp, cuando el titular lo autoriza | Estados Unidos |
| Apple Inc. | Notificaciones en iPhone | Estados Unidos |
También compartimos datos cuando lo exige la ley o una autoridad competente, o con la organización cliente responsable de esos datos.
7. Transferencia y transmisión internacional
Los servidores de Komunec están en Estados Unidos. Enviar los datos a nuestros proveedores es una transmisión a encargados, amparada en contratos de transmisión de datos (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, y nuestros proveedores aplican cláusulas contractuales de protección de datos. Al aceptar esta política autorizas expresamente ese tratamiento fuera de Colombia (artículo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012).
8. Cuánto tiempo guardamos los datos
| Dato | Tiempo |
|---|---|
| Visitas programadas y alertas SOS | 30 días |
| Solicitudes de trasteo | 90 días |
| PQR | 60 días después de resueltas (si se reabren, se conservan) |
| Historial de portería (visitas, paquetes, domicilios) | 1 año |
| Quórum minuto a minuto y chat de la asamblea | 1 año (prueba para el acta) |
| Grabación de la asamblea | 90 días, con aviso antes de borrarla |
| Actas aprobadas y su código de verificación | Mientras exista la organización cliente: son documentos que la ley le exige conservar |
| Correos de códigos y contraseñas | 1 día |
| Correos de comunicados legales a propietarios | 2 años (prueba del envío) |
| Información contable | El tiempo que exige la ley comercial y tributaria |
| Cuentas | Mientras el titular o la organización cliente usen el servicio; al terminar, se suprimen o se entregan a la organización según el contrato |
| Datos comerciales de prospectos | Hasta 2 años desde el último contacto, salvo que pidas suprimirlos antes |
Muchos de estos plazos se cumplen solos: la base de datos borra cada registro en su fecha de vencimiento.
Vigencia de las bases de datos. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras ORGANIZACION SAWA S.A.S. preste sus servicios y mientras sea necesario para las finalidades de esta política y para cumplir deberes legales; los libros y soportes contables se conservan 10 años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
9. Cómo protegemos los datos
- Conexiones cifradas (HTTPS) y datos cifrados en los servidores.
- Reglas de acceso por rol: cada persona ve solo lo que le corresponde (un residente ve su unidad; un guarda, su portería; el consejo, lo que el conjunto le habilita).
- Komunec no publica listas de morosos: el detalle de la cartera solo lo ve la administración y el consejo recibe cifras agregadas. Si la administración decide informar a los deudores en la forma que permite la ley, lo hace bajo su responsabilidad y sin trato vejatorio.
- Verificación del dispositivo (App Check) y registro de accesos.
- Las contraseñas nunca se guardan legibles; los secretos del sistema van en un gestor de secretos.
- Copias de seguridad y monitoreo de errores.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a los afectados según la ley.
10. Tus derechos
Como titular puedes (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que diste.
- Saber qué uso se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). Antes debes agotar la consulta o el reclamo ante nosotros (requisito de procedibilidad, artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
- Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a tus datos personales.
11. Cómo ejercer tus derechos
El área responsable de atender tus solicitudes es el Área de Protección de Datos de Komunec. Escribe a soporte@komunec.com con el asunto “Datos personales” e indica:
- tu nombre completo y un dato que nos permita identificarte (el correo de tu cuenta o tu número de celular);
- qué quieres (consultar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar) y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que lo apoyen;
- el conjunto u organización a la que perteneces, si aplica;
- el correo o la dirección para responderte.
Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles; si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes (artículo 14 de la Ley 1581).
Reclamos: respondemos en máximo 15 días hábiles; si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la envías en 2 meses, entendemos que desististe (artículo 15 de la Ley 1581).
También puedes actualizar varios de tus datos directamente desde tu perfil en la app, y eliminar tu cuenta desde Mi perfil → Eliminar mi cuenta (pasos y qué se conserva en Cómo eliminar tu cuenta).
12. Autorización
Te pedimos autorización de forma previa, expresa e informada: al crear tu cuenta, al escribirnos o al usar los formularios. Cuando la organización cliente carga tus datos, es ella quien debe obtener tu autorización; Komunec le facilita los textos y mecanismos para hacerlo. Tus datos de contacto públicos o los que la ley permite tratar sin autorización (artículo 10 de la Ley 1581) se tratan sin ella, siempre con estos mismos cuidados.
13. Este sitio web
komunec.com no usa cookies de publicidad ni rastreadores de terceros. Si nos escribes por correo o WhatsApp, usamos tus datos solo para responderte y para lo descrito en el numeral 4.8.
14. Vigencia y cambios a esta política
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio y permanece vigente mientras no sea reemplazada. Si cambiamos algo importante, lo publicaremos en esta página con la nueva fecha de vigencia y lo avisaremos en la app o por correo antes de aplicarlo. Las versiones anteriores están disponibles a solicitud.
15. Registro Nacional de Bases de Datos
ORGANIZACION SAWA S.A.S. inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC cuando cumpla las condiciones del Decreto 090 de 2018 (sociedades con activos superiores a 100.000 UVT).