Acta de asamblea de copropietarios: qué debe contener y modelo

La asamblea ya votó, ya decidió, ya se fue a casa. Lo único que queda de todo eso, para efectos legales, es el acta. Si el acta no dice bien quién votó qué, con qué coeficiente, lo decidido puede terminar anulado en un juzgado, aunque la votación en vivo haya sido impecable. Esto es lo que exige el artículo 47 de la Ley 675 de 2001 y cómo armar una sin dejar huecos.

Qué debe contener el acta

El artículo 47 es puntual: las decisiones de la asamblea se hacen constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma —los que la propia asamblea elige al comenzar, no necesariamente el administrador—, y en ellas debe indicarse:

• Si la reunión fue ordinaria o extraordinaria.
• La forma de la convocatoria (cómo y cuándo se avisó).
• El orden del día.
• El nombre y la calidad de los asistentes (propietario, apoderado, arrendatario con poder, etc.).
• Su unidad privada y su respectivo coeficiente.
• Los votos emitidos en cada caso.

Esa última exigencia es la que más impugnaciones genera. Un juzgado civil de Bogotá anuló en 2023 las decisiones de una asamblea porque el acta solo registró “con un quórum del 81,71 %, es aprobado por unanimidad” para ocho puntos distintos, sin precisar quién votó, con qué unidad ni con qué coeficiente, como lo exige el artículo 47. No basta con un número global de quórum: cada decisión necesita su propio registro de votos.

Quién verifica la redacción y cuándo se publica

Momento	Quién	Plazo
Verificar la redacción (si la asamblea nombra comisión)	Comisión designada por la asamblea	El que fije el reglamento, o 20 días hábiles tras la reunión si el reglamento no dice nada
Publicar el acta completa	El administrador, en la sede de administración	Máximo 20 días hábiles tras la reunión
Informar la publicación	El administrador, a cada propietario	Junto con la publicación
Entregar copia a quien la pida	El administrador	Sin plazo fijado; es una obligación directa de la ley

Fuente: artículo 47 de la Ley 675 de 2001.

Nombrar una comisión verificadora es una práctica común (varios reglamentos de propiedad horizontal la fijan como punto del orden del día), pero la ley no la hace obligatoria: lo obligatorio es que el acta exista, esté firmada y se publique en el plazo. El libro de actas debe dejar constancia de la fecha y el lugar en que se publicó, así que ese dato también queda como registro.

Por qué el acta es la prueba que más pesa

El propio artículo 47 lo dice: la copia del acta debidamente suscrita es prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. En la práctica, esto significa que si algo no quedó en el acta —quién habló, qué se aprobó, quién votó en contra—, es muy difícil probarlo después por otro medio. Lo que no está en el acta, para efectos legales, no pasó.

De ahí que valga la pena revisar, antes de cerrar la sesión:

1. Que cada votación quede con su propio conteo (a favor, en contra, abstenciones) y no solo un porcentaje de quórum general.
2. Que los poderes usados queden relacionados y anexados (ver poder para asamblea).
3. Que los anexos citados en la convocatoria (estados financieros, presupuesto) efectivamente se adjunten o se referencien.
4. Que quede claro si la asamblea fue de primera o segunda convocatoria y con qué quórum, porque de eso depende qué mayorías aplican (ver quórum en la asamblea).

Modelo de acta

ACTA N.° [consecutivo] DE ASAMBLEA GENERAL [ORDINARIA/EXTRAORDINARIA] DE COPROPIETARIOS Conjunto [nombre], NIT [número]

En [ciudad], siendo las [hora] del [día] de [mes] de [año], se reunió la Asamblea General [Ordinaria/Extraordinaria] de Copropietarios del Conjunto [nombre], previa convocatoria del [fecha], de forma [presencial/no presencial/mixta].

Verificación de quórum: asistieron propietarios que representan el [porcentaje] % de los coeficientes, con lo cual [sí/no] hubo quórum.

Orden del día: 1. Verificación del quórum. 2. Elección de presidente y secretario de la asamblea. 3. Designación de la comisión verificadora del acta. 4. Aprobación del orden del día. 5. [Puntos propios].

Desarrollo y decisiones: para cada punto, un resumen de lo debatido y la votación exacta por unidad, coeficiente y nombre de quien votó.

[Nombre] — Presidente de la asamblea [Nombre] — Secretario de la asamblea

Descarga el modelo completo en Word más abajo y adáptalo a tu reglamento.

Cómo lo resuelve Komunec

En las asambleas de Komunec el borrador del acta no lo escribe nadie a mano: una IA lo arma a partir de la grabación de la sesión y de los datos exactos del sistema —quién entró, con qué coeficiente, qué se votó y con qué resultado, quién pidió la palabra—, no de lo que alguien recuerde. El administrador revisa y aprueba el borrador; al aprobarlo queda sellado con un código de verificación y descargable en Word, y el acta aprobada no vence nunca (queda como registro legal, según exige el artículo 47). Mira cómo funciona en asambleas.

Fuentes: Ley 675 de 2001, artículo 47 (texto citado en Juzgado 41 Civil del Circuito de Bogotá, sentencia de primera instancia, proceso 11001-31-03-041-2022-00177-00, 21 de septiembre de 2023, ramajudicial.gov.co).