En Komunec usamos inteligencia artificial (IA) para ahorrar trabajo a la administración y a los residentes, nunca para reemplazar a las personas en las decisiones. Esta política sigue la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tratamiento de datos personales en sistemas de IA, y complementa nuestra política de tratamiento de datos.
1. Nuestros principios
- La persona decide. La IA sugiere; una persona revisa y aprueba. Ningún pago se aplica, ningún poder se acepta, ninguna PQR se cierra y ningún acta se aprueba de forma automática.
- Solo lo necesario. Cada función recibe los datos mínimos para su tarea (idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad).
- Se enciende por organización. Las funciones de IA vienen apagadas; se activan solo cuando la organización cliente lo autoriza.
- Transparencia. Lo que produce la IA se identifica como sugerencia o borrador.
- Prudencia. Si una función pudiera afectar derechos y no tenemos certeza de sus efectos, no la lanzamos o la lanzamos con controles adicionales.
2. Qué funciones usan IA
| Función | Qué hace | Datos que usa | Quién decide |
|---|---|---|---|
| Foto de la guía del paquete | Lee el destinatario y la unidad | La foto de la guía | El guarda confirma antes de registrar |
| PQR | Sugiere el tema, la urgencia y una respuesta | El texto de la PQR | La administración responde |
| Asistente del reglamento | Responde preguntas citando el artículo | El reglamento del conjunto y la pregunta | El residente lo consulta; el reglamento manda |
| Revisión de cartas poder | Señala datos faltantes o inconsistentes | La carta poder | La administración aprueba o rechaza |
| Borrador del acta | Redacta el acta con las cifras exactas del sistema | La transcripción de la sesión, los votos y el quórum | El secretario y el presidente corrigen y aprueban |
| Comprobantes de pago y facturas | Lee el valor, la fecha y la cuenta | El comprobante o la factura | La administración o el contador aplican el pago |
| Moderación del marketplace | Detecta anuncios prohibidos | El texto del anuncio | La administración puede revisar |
| Buscador | Encuentra documentos por lo que dicen | Comunicados, PQR y actas de la organización | El usuario abre el resultado |
| Notas de voz | Transcribe audios que nos envían por WhatsApp | El audio | Si no se entiende, pedimos repetir o escribir |
3. Con quién y dónde
Las funciones de IA se ejecutan con proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta (por ejemplo, Google Cloud Vertex AI, en Estados Unidos), bajo contratos que les prohíben usarlos para entrenar sus propios modelos y les exigen confidencialidad y seguridad. No usamos los datos de nuestros clientes para entrenar modelos de IA propios ni de terceros.
4. Riesgos y cómo los manejamos
| Riesgo | Control |
|---|---|
| La IA se equivoca (lee mal un número, entiende mal un audio) | Siempre hay revisión humana; las cifras de votos y quórum salen del sistema, no de la IA |
| La IA “inventa” algo que no se dijo | Las instrucciones le prohíben suponer; si no está segura, lo marca como dudoso |
| Acceso indebido a la información | Cada función solo ve los datos de la organización y del rol que la usa |
| Sesgos | La IA no decide sobre personas: no aprueba, no sanciona ni califica a nadie |
Antes de lanzar una función de IA nueva que trate datos personales evaluamos su impacto en la privacidad y lo documentamos.
5. Tus derechos
Puedes preguntarnos qué funciones de IA trataron tus datos, pedir que una persona revise cualquier resultado y ejercer tus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir escribiendo a soporte@komunec.com, como se explica en la política de tratamiento de datos.