Cómo elegir un software para administrar un conjunto residencial

Elegir el software del conjunto es una decisión que dura años: cambiar de plataforma después implica migrar datos, volver a capacitar a la portería y explicarle todo de nuevo a los residentes. Esta lista de chequeo te ayuda a comparar con criterio.

1. ¿Cubre todo el conjunto o solo una parte?

Muchos conjuntos terminan con una app para la portería, otra para la contabilidad, otra para las asambleas y un grupo de WhatsApp para los comunicados. Pregunta si la plataforma incluye:

Área	Qué revisar
Portería	Visitas, paquetes, domicilios, parqueaderos, minuta digital, botón de pánico
Citofonía	¿Exige equipos? ¿El visitante puede llamar desde su celular?
Contabilidad y cartera	Causación de cuotas por coeficiente, intereses de mora con el tope legal, lectura de extractos, conciliación, informes para la asamblea
Comunicación	Comunicados con notificación y prueba de envío, PQR con seguimiento
Zonas comunes	Reservas con reglas y cobro automático
Asambleas	Quórum por coeficiente, votaciones, poderes, grabación y acta
Consejo	Indicadores y documentos

2. ¿Cumple la ley colombiana?

• Ley 675 de 2001: la cuota por coeficiente (artículo 29), los intereses con el tope del artículo 30, el quórum y las mayorías de los artículos 45 y 46, y la regla de que las decisiones del 70 % no se toman en reuniones no presenciales.
• Ley 1581 de 2012: la plataforma debe tener política de tratamiento de datos, decir dónde guarda la información y firmar con el conjunto un contrato de transmisión de datos.
• Ley 2300 de 2023: los recordatorios de cobro deben respetar horarios y límites.

3. ¿Quién es el dueño de la información?

La información debe ser del conjunto. Pregunta por escrito: ¿cómo la descargo si me voy? ¿En qué formato? ¿Cuánto tiempo la conservan después?

4. ¿Cuánto cuesta de verdad?

Compara el costo total, no solo la mensualidad:

• equipos obligatorios (citófonos, lectores, tabletas) y su mantenimiento;
• asambleas: ¿incluidas o se cobran aparte? ¿Cuántas horas?;
• implementación, capacitación y migración de datos;
• cobros por usuario, por mensaje o por minuto de llamada.

5. ¿La van a usar los residentes y los guardas?

La mejor plataforma no sirve si nadie la usa. Revisa que la app funcione en celulares sencillos, que el guarda pueda registrar una visita en segundos y que los residentes mayores tengan una alternativa fácil.

6. ¿Qué pasa con la inteligencia artificial?

Si la plataforma usa IA (leer guías de paquetes, clasificar PQR, redactar actas), pregunta si sugiere o decide. Una persona debe revisar siempre, como pide la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Pide una demostración con tus datos

Pide ver la plataforma con un ejemplo del tamaño de tu conjunto: cómo se causa un mes, cómo entra un pago, cómo se registra un paquete y cómo se ve una asamblea.

Cómo responde Komunec a esta lista

Komunec reúne portería, citófono por código QR sin equipos obligatorios, contabilidad y cartera, comunicados, PQR, reservas, consejo y asambleas en una sola plataforma; la información es del conjunto y se entrega en formatos estándar si decide irse. Mira todas las funciones o pide una propuesta.

Fuentes: Ley 675 de 2001; Ley 1581 de 2012; Ley 2300 de 2023; SIC, Circular Externa 002 de 2024.