Contabilidad de un conjunto residencial: qué debe llevar y quién responde

El conjunto residencial es una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro (artículos 32 y 33 de la Ley 675 de 2001) y, como tal, debe llevar contabilidad. La administración la ejecuta, el contador la prepara y firma, la asamblea aprueba los estados financieros y el presupuesto, y en algunos conjuntos el revisor fiscal la vigila.

Quién hace qué

Rol	Responsabilidad
Asamblea	Aprueba el presupuesto anual y los estados financieros; fija la tasa de mora si quiere una menor al tope
Consejo de administración	Hace seguimiento mensual al presupuesto y a la cartera
Administrador	Ejecuta el presupuesto, cobra, paga y lleva los libros al día
Contador público	Prepara y firma los estados financieros
Revisor fiscal	Obligatorio en conjuntos de uso comercial o mixto; opcional en los residenciales (artículo 56)

El ciclo de cada mes

1. Causación de cuotas: se registra lo que cada unidad debe según su coeficiente, más los intereses de mora y las multas aprobadas. Mira cómo se calcula la cuota.
2. Registro de pagos: se identifica cada consignación con la unidad que pagó. Con un código de pago por unidad o el archivo de recaudo del banco, la mayoría de pagos se identifican solos.
3. Gastos y proveedores: se registran las facturas (hoy casi todas son electrónicas) y los pagos a proveedores, con las retenciones que apliquen.
4. Conciliación bancaria: se cruza el extracto del banco con los registros. Lo que no cuadre se investiga antes de cerrar.
5. Cierre e informes: balance, estado de resultados y ejecución del presupuesto (lo presupuestado contra lo real), para el consejo.

El fondo de imprevistos

Es obligatorio: un recargo no inferior al 1 % del presupuesto anual, que se puede suspender cuando el fondo alcance el 50 % del presupuesto ordinario (artículo 35). Se debe manejar separado de la operación corriente y su uso lo autoriza la asamblea o el órgano que indique el reglamento.

Cartera: la parte que más se complica

• Lleva la cartera por edades (al día, 30, 60, 90 o más días).
• Calcula los intereses solo sobre el capital y con el tope legal. Ver intereses de mora.
• Expide el paz y salvo de inmediato a quien está al día: se necesita para vender (artículo 29).
• Para el cobro judicial, la certificación del administrador es título ejecutivo (artículo 48).

Lo que pide la asamblea

En la asamblea ordinaria (dentro de los tres primeros meses del año) se presentan los estados financieros del año anterior firmados por el contador, el informe de gestión, la ejecución del presupuesto y el proyecto de presupuesto del nuevo año. Tener la contabilidad al día mes a mes es lo que evita que la asamblea se convierta en una discusión sobre cifras.

Cómo lo hace Komunec

En Komunec la contabilidad es por partida doble y los comprobantes quedan numerados sin poder editarse ni borrarse. Cada mes se causan las cuotas con vista previa; los pagos se identifican leyendo el extracto o el recaudo Asobancaria; la factura electrónica del proveedor se lee exacta desde el XML; la conciliación y los informes salen del mismo sistema. El contador revisa y firma. Mira la contabilidad en detalle.

Fuentes: Ley 675 de 2001, artículos 29, 30, 32, 33, 35, 48 y 56.