Asamblea virtual o mixta en cooperativas y fondos de empleados: lo que pide la Supersolidaria

Desde 2020 casi todas las cooperativas, fondos de empleados y mutuales probaron la asamblea virtual. Muchas siguen haciéndola, total o mixta, porque llegan más asociados o delegados y cuesta menos. Pero una asamblea virtual mal hecha deja decisiones débiles: si no se puede probar quién estaba, con qué quórum y cómo votó, cualquier asociado inconforme tiene argumentos para discutirlas.

La guía oficial es el concepto unificado de la Supersolidaria sobre asambleas no presenciales y mixtas (radicado 20211100625191, del 15 de diciembre de 2021). Aquí está resumido en una lista que se puede seguir paso a paso.

Qué normas aplican

El concepto toma como base:

• El artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012: hay reunión no presencial cuando, por cualquier medio, los miembros pueden deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, siempre que ello se pueda probar.
• Los artículos 20 y 21 de la misma ley (voto por escrito y actas).
• El Decreto 398 de 2020, que creó el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015. Su artículo 3 dice que todas las personas jurídicas, sin excepción, pueden aplicar esas reglas. Por eso también rigen para el sector solidario.
• El Capítulo XII del Título IV de la Circular Básica Jurídica de la Supersolidaria.

Y el quórum sigue siendo el de cada tipo de entidad: artículo 31 de la Ley 79 de 1988 para cooperativas, artículo 33 del Decreto Ley 1481 de 1989 para fondos de empleados y artículo 31 del Decreto Ley 1480 de 1989 (modificado por la Ley 2143 de 2021) para mutuales, junto con lo que digan los estatutos.

Los 9 requisitos, en una lista de chequeo

Según el concepto, la asamblea no presencial o mixta es válida si se cumple todo esto:

#	Requisito	Cómo se cumple en la práctica
1	Comunicación simultánea o sucesiva	Video en vivo, o mensajes con respuesta inmediata
2	Un medio que permita probar la participación, la deliberación y la decisión	Registro de conexiones, grabación, resultados por votación
3	Convocatoria según la ley o los estatutos, indicando el medio que se usará	El texto de la convocatoria nombra la plataforma y cómo entrar
4	Verificación de identidad de los participantes virtuales; garantizar la participación de hábiles, delegados o apoderados	Ingreso con usuario o código personal; lista de hábiles cargada antes
5	Quórum para constituirse, deliberar y decidir	El de la Ley 79, el Decreto Ley 1481 o el 1480, más los estatutos
6	Constancia en el acta de la continuidad del quórum durante toda la reunión	Quórum registrado al momento de cada decisión
7	Si la comunicación es sucesiva, respuesta inmediata	Evitar votaciones abiertas por horas sin control
8	Acta elaborada y asentada dentro de los 30 días	Borrador listo al cerrar la reunión
9	Acta firmada por el representante legal y el secretario	Si falta el secretario, firma alguno de los participantes

Ojo con el punto 3: si la convocatoria no dice que la asamblea será virtual o mixta, ni el medio, el problema empieza antes de conectarse.

Lo que debe tener el acta

El mismo concepto lista 11 contenidos mínimos del acta de una reunión no presencial o mixta:

1. Número del acta.
2. Tipo de reunión: ordinaria o extraordinaria.
3. Nombre de la organización y fecha. En la mixta, el lugar donde están los asistentes presenciales.
4. El órgano que se reúne: asamblea de asociados, de delegados, consejo, junta de vigilancia, etc.
5. La convocatoria: quién convocó, por qué medio y con cuánta antelación.
6. Los medios virtuales o tecnológicos utilizados.
7. El quórum, con constancia continua al momento de cada decisión.
8. El orden del día.
9. Las decisiones, con el número de votos con que se aprobó cada una.
10. Los medios de prueba del desarrollo de la reunión: videos, grabaciones, pantallazos, etc.
11. Firmas del representante legal y del secretario.

Los puntos 7, 9 y 10 son los que más fallan cuando la asamblea se hace con una videollamada común y el conteo se lleva a mano.

El voto por escrito es otra cosa

El artículo 20 de la Ley 222 permite decidir sin reunión, con el voto por escrito de los miembros. Pero el concepto es claro: en ese mecanismo debe participar el 100 % de los asociados hábiles, delegados o miembros convocados, cada uno debe expresar el sentido de su voto y los votos deben llegar en máximo un mes. Para una asamblea general con cientos de asociados, rara vez es práctico. La reunión no presencial, en cambio, solo exige el quórum de la ley o los estatutos.

Recomendaciones antes de convocar

• Revise los estatutos. Deben permitir o no prohibir la reunión no presencial, y fijan el quórum y los plazos de convocatoria.
• Publique la lista de hábiles e inhábiles a tiempo y cárguela en la plataforma. Así solo entra quien puede votar.
• Haga un ensayo con la mesa directiva y la revisoría fiscal unos días antes.
• Prevea el soporte: el concepto recuerda que cada asociado responde por sus medios para conectarse, pero una línea de ayuda evita reclamos el día de la asamblea.
• Decida si será virtual o mixta y dígalo en la convocatoria.

Para el quórum y los delegados, vea también la asamblea de una cooperativa, y para las elecciones de consejo y junta de vigilancia, el cociente electoral por planchas.

Cómo lo resuelve Komunec

En Komunec la asamblea es virtual (la modalidad mixta está en construcción). Cada asociado o delegado entra con su cuenta o con un código personal, la plataforma carga la lista de hábiles y la asamblea de delegados, lleva el quórum minuto a minuto y lo registra en cada votación, hace elecciones por planchas con cociente electoral y voto secreto, graba la reunión y entrega el borrador del acta con las cifras exactas de cada decisión. Vea cómo funciona en asambleas para fondos de empleados y para cooperativas.

Fuentes

• Supersolidaria, Oficina Asesora Jurídica. Concepto unificado: asambleas no presenciales y mixtas en las organizaciones solidarias, radicado 20211100625191, 15 de diciembre de 2021. Los conceptos de la Supersolidaria son criterios orientadores, no obligatorios (artículo 28 de la Ley 1755 de 2015).
• Ley 222 de 1995, artículos 19 a 21; Decreto 398 de 2020 (artículos 1 y 3), citados en el concepto anterior.